コラム

2025年4月22日

ディレクション部 ディレクター TA

初心者でもできる！ChatGPTを使った「RFP（提案依頼書）」作成法 ー RFP出力結果のサンプル付き ー

はじめに

新しいプロジェクトを進める際に、外部のベンダーに提案を依頼するために必要なのが「RFP（提案依頼書）」です。しかし、初めてRFPを作成する人にとっては、何をどう書けばよいか分からないことが多いのが実情のようです。どんな内容を盛り込めばベンダーに的確な提案をしてもらえるのか、どのように整理して伝えればよいのか悩んでしまうこともあるでしょう。

この記事では、初めて企業のWeb担当となった方などRFP作成初心者に向けて、ChatGPTを使って効率的にRFPを作成する方法をご紹介します。
また、この記事では2024年12月現在のChatGPT-4o（無料版）を使用した場合を紹介しています。
ChatGPTの各モデルのカットオフ情報などについては、OpenAIの公式サイトで確認してください。（参照：https://platform.openai.com/docs/models/overview ）

RFPとは？

RFPとは、企業が外部のベンダーに対して、あるプロジェクトを実施するための提案を依頼する書類です。RFPを作成することで、ベンダーに具体的な要求事項を明確に伝え、プロジェクトの進行をスムーズにすることができます。また、複数のベンダーから提案を受けて比較・選定する際にも有効です。

RFP作成前に準備すべき情報

RFPを作成する前に、以下のような情報を関係者と定めておきましょう。これらを方向づけてから、RFPの作成を進めるとスムーズです。

1. プロジェクトの背景と目的

   なぜコーポレートサイトのリニューアルが必要なのか、リニューアルの目的は何かを明確にします。これには、現行サイトの問題点（例：デザインの古さ、ユーザビリティの低さ、モバイル非対応など）や、リニューアル後に達成したい目標（例：ブランドイメージの向上、コンバージョン率の改善、モバイル最適化）なども含みます。

2. ターゲットユーザーの特定

   新しいサイトのターゲットとなるユーザー層は誰なのかを整理します。例えば、ビジネス向け、消費者向け、国際的なオーディエンスをターゲットにするのかなど、サイトの目的に合わせたターゲットユーザーを明確にします。

3. 必要な機能の明確化

   新しいサイトに必要な機能やコンテンツをリストアップします。例えば、CMS（コンテンツ管理システム）によるサイト更新機能、問い合わせ・資料請求機能、会員登録機能、eコマース機能などが考えられます。

4. 予算と納期

   プロジェクトにかけられる予算と納期を具体的に決めておきます。予算の範囲内で、最良の提案が得られるようにするためにも、具体的な金額を設定しておくことが重要です。

5. 既存システムや技術要件

   既存のCMSやCRMなど、現在使っているシステムや技術スタックがある場合は、それを考慮して要件を整理します。また、新しいサイトに取り入れたい技術やシステム（例：クラウドサービス、データベース、アナリティクスツール）も明確にします。

ChatGPTを利用する際の留意点

ChatGPTを活用してRFPを作成する際には、以下の点に注意しましょう。

1. 機密情報の取り扱い

   プロジェクトに関する機密情報などを取り扱う際は、ChatGPTの設定を確認しましょう。「設定」>「データコントロール」>「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにして、機密情報が外部に流出しないよう配慮してください。これにより、プライバシーを保護しながら情報を処理できます。

2. 回答内容の正確性

   ChatGPTが生成する内容は、あくまで参考材料として活用しましょう。最終的なRFPの内容には、担当者自身の確認と修正が必須です。生成された情報がプロジェクトに適しているか、正確であるかを十分にチェックし、必要に応じて修正を加えてから使用するようにしましょう。

RFP作成のプロセス

RFPを作成するためには、以下の手順を踏んで進めていきます。

ステップ1：RFPに必要な項目を確認する

最初に、RFPを作成するために必要な項目を整理します。初めてRFPを作成する場合、どのような項目を含めるべきかが分からないかもしれませんが、ChatGPTに依頼することで簡単に項目をリストアップすることができます。

質問例：

コーポレートサイトリニューアルのRFPに含めるべき項目は何ですか？

ChatGPTの回答例：

ステップ2：目的と背景を明確にする

プロジェクトの背景や目的は、RFPの中でも重要な部分です。このセクションでは、なぜコーポレートサイトをリニューアルするのか、リニューアル後に期待する成果は何かを明確に記述します。

サイトの役割や状態によって、リニューアルの目的はさまざまでしょうが、ここでは簡略的に、デザインや使い勝手の周辺に絞って解説していきます。

質問例：

現在のコーポレートサイトは、古いデザインとユーザーエクスペリエンスの問題があり、リニューアルの目的は新しいデザインとモバイル対応を改善することです。この目的をRFPにどう記載すべきですか？

ChatGPTの回答例：

ステップ3：機能要件を詳細に記載する

次に、サイトに必要な機能や要件を詳細に記載します。この段階では、ユーザーがどのような体験をするのか、どの機能をサイトに追加したいのかを整理します。

質問例：

リニューアル後に必要な機能として、モバイル対応、SEO、コンテンツ管理システム（CMS）、会員登録機能を含めたいのですが、これらをRFPにどのように記載すべきですか？

ChatGPTの回答例：

ステップ4：予算と納期を設定する

予算や納期は、プロジェクトにおける現実的な制約を示す重要な情報です。この部分は、実行可能な範囲での提案を引き出すために重要です。

質問例：

コーポレートサイトのリニューアル予算は1000万円以内、納期は6ヶ月を想定しています。この条件をRFPにどう記載すべきですか？

ChatGPTの回答例：

ステップ5：ベンダー選定基準を決定する

ベンダー選定基準は、提案を選ぶための重要な要素です。どのような要素を重視するかを明確にし、RFPに記載しておきます。

質問例：

コーポレートサイトリニューアルのベンダー選定基準にはどのような項目を記載すべきですか？

ChatGPTの回答例：

ステップ6：提案書の提出方法を記載する

提案書の提出方法を明確に記載することは、提案を受け付ける際に非常に重要です。提出期限や提出方法（電子メール）、必要な書類や情報（例：企業概要、チーム構成、過去の実績など）を具体的に示します。

質問例：

提案書の提出方法についてRFPにどのように記載すべきですか？

ChatGPTの回答例：

ステップ7：RFPを清書する

すべての項目を整理し、必要な情報が揃ったら、ChatGPTに清書してもらいます。無料版では清書された出力結果をファイル形式での出力することはできませんが、コピペでそのまま使用できるテキスト形式で結果を出力することができます。

※ここではChatGPTの回答例として、テキスト形式で出力された結果をそのままコピペして作成したPDFファイルをサンプルとして掲載します。

質問例：

以下の内容をもとに、正式な文書として清書してください。
“””
[ステップ6までに出力した結果を転載]

ChatGPTの回答例:

出力結果のサンプルをPDFで見る

まとめ

RFPは、プロジェクトを外部ベンダーに依頼する際に欠かせない重要なドキュメントですが、初めて作成する際にはその内容をどう組み立てるかに悩むことも多いでしょう。しかし、ChatGPTを活用すれば、効率よく必要な情報を整理し、しっかりとしたRFPを作成することができます。具体的なプロジェクト内容を整理し、必要な機能や予算、納期などを明確に伝えることで、ベンダーからより的確な提案を受け取ることが可能になります。

この記事で紹介したプロセスを参考にし、必要な情報を整理しながら、ChatGPTをうまく活用してRFPを作成してみてください。