コラム

2020年10月21日

ディレクション部 ディレクター M

Web担当者が管理・把握しておくべきサイトに関する情報

企業のWeb担当者のみなさん、自社のWebサイトに関して、Web制作・運営会社などプロに任せておけばひとまず安心と思っていませんか？

でも、任せる前に、最低限確認しておいた方がいい情報がいくつかあります。
いまWeb担当の方も、これからWeb担当になる方も、まずは自分たちで管理・把握すべき情報を整理しておくと、リニューアル時や引き継ぎの際にスムーズです。

私は日頃、Webディレクターとして企業のWebサイト制作・構築に携わっています。このコラムでは、Web担当者とプロジェクトを進行する中で、Web担当者が管理・把握しておいた方がいいと思ったポイントをご紹介したいと思います。

意外とできていないことが多い！サイトの目的・目標の共有

新しくサイトを作るにしろ、既存のサイトがあるにしろ、そのサイトを作るに至る(至った)「目的・目標」があるはずです。その経緯は、プロジェクトの発足メンバーでないと意外と把握していなかったりします。

サイトは作ってからの運用がとても大切です。発足時のメンバーがいなくなってもしっかり運用できるように、サイトの指針となる「目的・目標」をきちんと共有しておきましょう。共有ができないと、サイトの担当者が代わったときに、感覚的にサイトの良し悪しを判断してしまうことになり兼ねません。

なんのためのサイトか？

例えば、新卒向けの採用サイトであれば、

• toB向けのビジネスを行う会社なので、まずは丁寧に業界について解説、学生に興味を持ってもらいたい
• 新卒入社の早期退社を減らすため、社員をたくさん紹介して会社と合うかを確認してもらいたい
• まずは母集団形成が必要なので、オモシロ企画をメインにして話題性を出したい

など、課題感によってどんなサイトを作り上げるかが変わってきます。

どんな課題を解決するためにつくられたサイトかが分からなければ、改善点の検討なども難しくなります。
サイトを他の人に引き継ぐことになっても困らないよう、大まかにでもいいので、第三者に「いまあるサイトはこういう課題を解決するために、こういう構成にした」と説明できるようにしておきましょう。

ターゲットは？目標数値は？

サイトを制作する際は、優先すべきターゲット像や目標となるサイトの状態・数値などを設定しておき、運用していく中でどの程度達成されているかを定期的に確認し、改善していくことが理想です。
そもそもの最初の目標はどの程度達成できているのか、いないのかを確認できるよう、ターゲットや目標数値などはきちんと把握しておきましょう。

ないと困る！管理しているアカウント情報

サイトを作り、運用していくにあたり、さまざまなシステムやサービスを利用していると思います。契約内容によっては、定期的な更新手続きが必要になるものもあります。一度リスト化しておくことをおすすめします。

ドメイン/SSL証明書

ほとんどの場合、ドメイン会社と契約しているはずです。
また、https化されている場合はSSL証明書の契約先も把握しておきましょう。恐らく、ドメイン契約時に併せて申し込んでいることが多いのではないでしょうか。

サーバー情報

自社サーバーを使用している場合は担当部署が管理されていると思いますが、ほとんどの会社は外部のサーバー会社と契約されているはずです。
会社によってはシステムに関する部署がまとめて管理しているかもしれませんが、Web担当者も以下情報は最低限把握しておくと、いざというときに安心です(サーバー情報を共有する際はセキュリティ面に注意しましょう)。

• 利用しているサーバー会社、担当者の連絡先
• 契約プラン(サーバースペック)、費用、契約更新時期
• サーバー構成図(※あれば)
• FTP情報
• 管理アカウント情報(※必須ではない)

サイトをリニューアル・移行する場合、サーバー上での作業が発生します。サーバーまわりの作業の段取りに意外と手間取ることも多いものです。社内の対応フローもまとめて確認しておきましょう。

CMS/SNS/MAツール/Googleアナリティクスなど

管理すべきアカウント情報を把握しておき、有料サービスに関しては定期的に利用プランの整合性や契約更新について検討しましょう。
また、担当チーム内で退職者が出た場合は各アカウントのパスワード等を変更しておくと安心です。

整理しておくと安心！社内・外の関係者リスト

サイトの規模にもよりますが、サイトを作るには思った以上にいろいろな人たちが関わることになります。サイト構築後、運用フェーズに入ると、さらに関係者が増えてより体制が複雑になります。自分だけでなく、第三者にも体制の全体図が分かるように整理しておきましょう。

社内体制の把握

コーポレートサイトをつくる際に、例えば、企業情報については広報部、採用情報に関しては人事部、商品については営業部…など、ページごとに各部署のWeb担当者がいる場合があります。各担当者の担当範囲と連絡先をきちんと把握しておきましょう。また、各担当者の異動・退職があった際は、引き継いだ方を確認しておきましょう。

代理店/制作会社/マーケティング会社…など専門業者の連絡先

サイトを作り、運用していくにあたり、サイト制作やマーケティングなどを外部の専門業者に相談している場合も多いでしょう。サイトに問題・課題があるときに、どんな内容はどの業者に連絡しているのかなどを明確にしておきましょう。

社員じゃないと分からない！社内ルール

一番手短に確認でき、かつ重要なのが社内独自のルールです。外部のWeb制作会社に依頼する際には、ルールの有無とその内容を事前にしっかりと確認しておきましょう。

デザインレギュレーション

会社に関する広報物に関して、デザインレギュレーション(デザインにおけるルール)を策定している場合があります。レギュレーションがある場合は、適用範囲が紙面だけなのかWebでも適用されるのかも併せて確認しておくと安心です。
特に書式化されていない場合でも、会社のロゴの使用に関してだけルールがあるということもあります。担当部署に必ず確認しましょう。

Webガイドライン

既にWebサイトがたくさんある会社(グローバル企業やサービスが多岐にわたる企業等)だと、Web制作における独自のWebガイドラインを策定している場合があります。
コードの書き方など、サイト制作における具体的な指示が記載されていることもあるので、外部のWeb制作会社に依頼する際は必ず共有できるようにしておきましょう。
また既存のWebガイドラインが最新のWebブラウザやCMSのバージョンに適しているのか等、定期的に確認しておきましょう。

最後に

Webサイトに関する情報全てを一度に把握することは正直難しいと思いますが、日頃から少しずつ意識して管理・把握しておくことで、「いざサイトリニューアル！」というときの負担をぐっと減らせると思います。ぜひ一度確認してみてください。