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Webサイトリニューアルを成功させるRFP(提案依頼書)作成のポイント3つ

この記事では、Webサイト(ホームページ)のリニューアルや新規作成の提案を制作会社に依頼する際に、良い提案を引き出すためのRFP(提案依頼書)作成のポイントを3つ紹介します。

RFPとは、Request for Proposalの略で、制作会社に提案を依頼する際に、要望、条件、提案書に盛り込んでもらいたい内容などを記載した提案依頼資料のことです。RFPに記載すべき項目そのものについては、「RFP テンプレート」等のキーワードで検索すればいろいろな情報が出てきますので、そちらをご参照いただければと思います。

RFP(提案依頼書)作成の必要性

はじめに、RFP作成のメリットについて紹介します。“RFPなんて書かずに口答で説明すればいいや”と思われる方もいるかもしれませんので、念のため、なぜRFPを書くべきかについて簡単に説明します。理由は2つです。

■要望を整理して制作会社に伝えられるため、精度の高い提案を引き出しやすい。

口頭での説明では、伝える内容が曖昧になってしまったり、要望の抜け漏れや優先度の認識にズレが生じたりして、期待通りの提案を引き出せない可能性があります。

■複数の制作会社からの提案項目を統一できるため、評価しやすい。

提案書に盛り込んでもらいたい項目を整理して伝えられないと、各社の提案書の構成が揃わないことになり、同じ基準で評価しにくくなる可能性があります。

それでは、リニューアルの成功に向けて良い提案を引き出すためのRFP作成のポイントについて説明していきます。

Webサイト(ホームページ)リニューアルを成功させるためにRFP(提案依頼書)にしっかり盛り込みたい3つのポイント

  1. リニューアルの目的を明確にしましょう!
  2. 提案に関する前提条件を設定しましょう!
  3. 予算を提示しましょう!

【ポイント1】リニューアルの目的を明確にしましょう!

よくあるケースですが、“デザインが古くなったので刷新したい”、“使い勝手が悪いので改善したい”といったご要望をいただくことがあります。しかし、私たちがご提案するにあたり知りたいことは、何が目的でリニューアルするのか!という点です。デザインの刷新や使い勝手の改善というのは手段であり、その結果どうしたいのかが分からないと具体的な提案をしにくいというのが正直なところです。

例えば、デザインの刷新であっても、“若年層を対象としたサービスが増えてきたので、若年層に好まれるデザインにして、サービスをもっと理解してもらいたい”ということまでお知らせいただければ、どのようなデザインにすべきか、デザイン刷新以外にもやるべきことはないか、ということを考えやすくなります。

他の例としては、“製品に関する問い合わせを増やしたい” “採用の応募者を増やしたい” “アクセス数を増やして認知度を高めたい”等があると思います。このように、目的がはっきりとしていれば、目的達成のための具体的な提案を引き出しやすくなります。

【ポイント2】提案に関する前提条件を設定しましょう!

作業ボリュームを見積るための情報を条件付きでお知らせいただけると、見積もりの精度が高くなります(仮の条件でも構いません)。この条件を提示しないと、各社バラバラな条件での見積りとなってしまい、同じ条件での評価が難しくなります。

[お知らせいただきたい内容の例]

  • プロジェクトの開始予定日とWebサイト(ホームページ)の公開希望日はいつか?
  • ページ数は何ページになる想定か? 追加・削除するページはどのくらいあるのか?
  • 追加するコンテンツの原稿は誰が用意するのか?
  • 動画制作や写真撮影の必要はあるか? あるとしたらそれぞれどのくらいの数が必要か?
  • CMS(コンテンツマネジメントシステム)導入の必要性はあるか? どのような機能が必要か? どのページをCMSで更新したいのか?

【ポイント3】予算を提示しましょう!

Webサイト(ホームページ)のリニューアルにどのくらいの費用が掛かるか分からなかったり、これから予算を決めるための情報収集の段階といった方も多いと思います。そのような場合は、RFPをもとに概算費用のみを制作会社に提示していただき、あらためて予算を記載したRFPで具体的な提案を依頼することをお勧めします。

例えば、100ページのWebサイト(ホームページ)リニューアルだとしても、施策の内容によっては数百万円でできることもあれば、数千万円掛かることもあります。お金を掛ければ掛けるほど効果が出るような施策もあります。
数社に提案してもらった結果、予算をはるかに超えた提案ばかりになってしまったり、金額のバラつきが大きくなりすぎたりすると、また制作会社探しから始めることにもなりかねません。そうならないためにも、おおよその予算(●●●万円~●●●万円という風に幅があっても構いません)をご提示いただければ、同じ条件で各社がどのような対応をしてくれるかを知ることができます。

最後に

RFP(提案依頼書)を作成したら、メールや電話でのやり取りだけで済ますのではなく、直接会って説明し、内容をしっかりとすり合わせすることをお勧めします。また、説明会を実施する場合は、合同オリエンでまとめて説明するよりも、時間は掛かりますが個別に説明・すり合わせをした方が認識の齟齬が少なくて済むのでお勧めです。これまでの経験上、メールでのやり取りや合同オリエンだけでは、内容の理解が十分にできなかったケースが多かった気がします。

もしもRFPの作成が難しい場合は、制作会社側に作成を依頼するのも一つの手です。そもそも“何をしたらよいのか分からない”という場合も、ひとまず要件定義までを実施して、その後にコンペを開催することを検討しても良いと思います。

弊社でも対応しておりますので、お気軽にご相談ください。

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