2026年1月15日

サイトリニューアル用RFPの作り方 – 現状分析から盛り込むべき項目まで

サイトリニューアルを検討している Web 担当者として、「どのように制作会社に正しく要望を伝え、期待通りの成果を引き出すか」は永遠の悩みではないでしょうか。特に RFP（提案依頼書）の質が低いと、見積もりのばらつき、提案の質の低下、納期遅延、認識齟齬といったトラブルを招きかねません。本記事では サイトリニューアル用 RFP の作成手法 を、現状分析 → 設計プロセス → 記載項目 → リスク対策 → ツール活用 → 未来対応まで一気通貫で解説します。

なぜ「サイトリニューアル用 RFP」が成功を左右するのか

サイトリニューアルプロジェクトの成否は、RFP（提案依頼書）の質 に大きく左右されます。RFP の段階で課題が整理できていなかったり、要望が曖昧だったりすると、制作会社からの提案はばらつき、比較も困難になり、不整合な成果物が納品されるリスクが高まります。

 RFP は、発注者と制作会社との最初の「共通の設計図」として機能します。ここで期待と制約を明確に言語化できていれば、提案時点で設計ミスマッチを減らせます。逆に RFP が曖昧だと、受注側は自分なりの解釈で提案をせざるを得ず、発注者の意図とズレた設計や機能が盛り込まれてしまいます。

また、RFP 作成の過程自体が社内合意を醸成するプロセスにもなります。部署横断で要望を出し合い、優先順位を議論することで、社内整合性を取る効果も期待できます。つまり、RFP は「設計書」かつ「社内調整ツール」の二面性を持ちます。

現状分析と関係者整理

RFP 作成前に適切な下準備を行わなければ、後段で「調整もれ」「抜け漏れ」などが生じてプロジェクトが迷走するリスクが高まります。従って、現状サイトの分析と関係部署ヒアリング を十分に行い、RFP に含めるべき要素を正しく俯瞰したうえで構成設計すべきです。

 以下がその理由です：

• 現状を可視化できていないと課題設定がブレやすい
    アクセス解析やヒートマップ、ユーザー調査などで現状課題を可視化していれば、RFP に根拠ある要件を記述でき、説得力が増します。
• 関係者の意見を整理しないと要望競合が起きやすい
    マーケ、営業、現場、経営など複数部署の意見を事前に吸い上げ、優先度調整することで、RFP 内要望が一貫性を持ち、矛盾が少なくなります。
• 社内調整を前倒しすることで後工程の修正工数を減らせる
    RFP 作成段階で仕様擦り合わせを行えば、制作中の仕様変更や見積り再調整が減り、結果的にコストとスケジュールの拡張リスクが低下します。

以下は典型的な下準備の手順例です。

現状分析：定量／定性データ収集

• アクセス解析：Google Analytics 等から PV、セッション数、直帰率、離脱率、コンバージョン率などを取得
• ヒートマップ／クリック分析：ユーザーがどこをクリックしやすいか、視線が集まりやすいかを把握
• ユーザーアンケート／インタビュー：既存ユーザーに使いづらさや改善要望をヒアリング
• 競合サイト分析：競合の機能構成・導線設計・UI の強み弱みを把握

このように複数視点から課題を洗い出すことで、RFP に説得力を持たせる根拠を用意できます。

関係者ヒアリングと要望整理

• キックオフミーティング：プロジェクト担当者・関連部署を集めて目的や目標感を共有
• 部門別ヒアリング：マーケ（集客施策との兼ね合い）、営業（リード獲得重視）、CS（問い合わせ対応性）など視点別に要望聴取
• 要望リスト化・分類：出てきた要望を「必須／希望」や「優先度（高／中／低）」に分類
• 要望間の調整合意：リソースや予算に応じて、どこを削るか／譲歩できるかを事前に合意

RFPの設計

このようなたたき台としての設計があれば、制作会社は具体的な改善提案をしやすくなります。

RFP をゼロから書こうとすると抜けや誤認が発生しがちですが、現状分析と関係者整理という下準備フェーズを丁寧に踏んでおくと、RFP の設計精度が格段に向上します。この準備を経て、次章では実際に RFP に盛り込む構成要素と記載のコツを見ていきます。

RFP に必ず盛り込むべき主要構成と記載のコツ

RFP に記載すべき主要構成要素を漏れなく設計し、それぞれにおいて 具体性・優先順位・制約条件 を明示することが、提案の質向上と設計ミスマッチ防止に直結します。

 RFP は単なる見積もり依頼ではなく、プロジェクト設計の「問い」を制作会社に与える文書です。したがって、要素ごとに「何を」「どこまで」「制約条件付きで」示すことが肝要です。曖昧な表現や抽象的な要望では、受注側は保守的・安全な提案になりがちです。

以下に、主要構成要素と記載のポイントを提示します。

プロジェクト概要と背景／目的・目標（KPI／KGI）

• 背景・目的：なぜ今回リニューアルするのか。「現状の課題」「競合状況」「ビジネス変化」などを具体的に記述
• 目標設定（KPI／KGI）：数値目標（例：月間問い合わせ 20 件増、CVR 2% → 3%、直帰率 50% → 40%）を明示
• スコープ（対象範囲）：リニューアル対象ページ（全体 or 特定領域）、新規追加ページ、既存ページ削除範囲などを明示

記載のコツ：背景と目標は因果関係を明確にする（「離脱率高 → 問合せ減 → リニューアル」など）。目標数値は実績データがあればその基準値を添える。

ターゲット／ペルソナ／ユーザージャーニー設計

• ターゲット像／ペルソナ：年齢・職業・関心・課題・デジタルリテラシーなどを具体的に記述
• ユーザージャーニー：検索 → 入室 → 教材閲覧 → 問合せ or 会員登録という経路で、利用者がどのようにサイトを利用するかを時系列で記述
• 導線・シナリオ想定：たとえば、予備校検索 → 比較 → サイト訪問 → 問合せ → 模試申込 などを仮定し、必要なページ設計や CTA 設計を記載

コツ：ペルソナや行動シナリオは複数想定してもよいが、RFP 内で優先対象を明示しないと制作会社提案が拡散しやすくなるので、必ず優先順を定義すること。

機能要件・非機能要件

• 機能要件（必須／希望）
   – 問い合わせフォーム、ユーザー認証、教材一覧表示、検索フィルタ機能、CSV インポート、進捗ダッシュボードなど
   – 各機能には要件レベルの粒度を明示
• 非機能要件
    – パフォーマンス（読み込み速度 3 秒以内、キャッシュ設計など）
   – 可用性（稼働率 99.9% 以上など）
   – セキュリティ（SSL、WAF、CSRF 対策、ログ管理など）
   – 保守性・拡張性（CMS 選定、モジュール設計、API 設計方針）
   – 多言語対応、アクセシビリティ対応基準（WCAG 等）

コツ：機能要件と非機能要件は分けて記す。要件は「優先度」と「代替案（できれば提案可）」を併記すると、提案余地を与えつつ明確性を保てる。

デザイン要件／UI 要件／ブランディング

• デザイン方針：参考サイト、ブランドカラー、フォント、トーン＆マナー、レスポンシブ設計の方向性
• UI 要件：ナビゲーション構造、パンくず、検索バー、カードレイアウト、モジュール配置など
• アクセシビリティ／UX 要件：読み上げ対応、フォントサイズ、キーボード操作対応、コントラスト比など

コツ：デザイン要件は “あるべき方向性” を示すだけではなく、「避けたいデザイン例」も挙げておくとミスマッチを防げる。

提案要求事項および評価基準

• 提案書に含めてほしい要素：現状分析、改善提案、機能設計案、ワイヤーフレーム案、スケジュール案、費用見積もり、運用支援案など
• プレゼン／質疑対応形式：提案会の実施可否、時間、参加者、提出資料形式
• 評価基準と配点：技術力、提案力、実績、コストパフォーマンス、納期遵守力、コミュニケーション力、運用支援力などを点数化
• 選定プロセス：一次選定 → 提案打合せ → 最終選定などの流れ、各フェーズの日程

コツ：評価基準を明示し、各基準に配点例（例：技術力 30 点、デザイン力 20 点、提案力 20 点、コスト 15 点、納期遵守 15 点など）を載せると比較しやすくなる。

スケジュール／予算／契約条件

• スケジュール案：キックオフ、分析、設計、開発、テスト、移行、公開までのマイルストーンを記載
• 予算提示：総額上限、内訳（デザイン・開発・運用支援費用など）、支払い条件（前金、分割、完成後など）
• 契約条件・法務：著作権帰属、保証期間、契約解除条件、機密保持、サポート範囲など

コツ：スケジュールは余裕を持たせて記述し、あらゆる遅延要因を考慮したバッファを含める。予算は “上限ライン” と “想定レンジ” を示すと提案者が設計しやすい。

既存システム／データ移行・環境連携要件

• 既存インフラとの整合性：現行 CMS、DB、ログインシステム、API 等の制約
• データ移行要件：既存コンテンツ移行方針、URL リダイレクト方針、SEO 引き継ぎ要件
• 外部システム連携：CRM、MA、会員管理システム、決済システムなど

コツ：既存システムとの齟齬を後工程で吸収しないよう、技術仕様情報（バージョン、制約、ライブラリ依存等）を可能な限り正確に記述。

コミュニケーション／進行管理設計

• 報告頻度と形式：週次報告、月次レビュー、進捗報告フォーマット
• ミーティング体制：定例ミーティング、臨時ミーティングのルール
• 課題／変更管理：仕様変更フロー、承認プロセス、変更コストの考え方

コツ：変更管理ポリシーを事前に提示しないと、途中仕様変更でのトラブルが起きやすくなる。要変更基準、見直し手順、追加費用範囲を記述しておく。

以上が、RFP に盛り込むべき主要構成要素とその記載上のコツです。これらをきちんと設計すれば、提案が比較しやすく、ミスマッチを防ぎながらプロジェクトを設計できます。次章では、失敗例や落とし穴を出発点にして、設計上の注意点を掘り下げます。

リスク回避のために落とし穴から学ぶ RFP 設計

 RFP 作成には典型的な落とし穴が存在し、それを知らずに進めるとプロジェクト後半で大きなリスクを招きます。これらを前章設計段階で意識し、予防的な設計と対策 を講じることが極めて重要です。

リニューアルプロジェクトには不確定性が付き物で、要件追加や解釈違い、制作中仕様変更、スケジュール遅延といったリスクが常に潜みます。これら落とし穴を予め認識して建設的に対策設計すれば、トラブル発生確率を下げられます。

以下に代表的な落とし穴とその回避策を示します。

落とし穴①：曖昧・抽象表現の多用

• 問題点：例えば「使いやすく」「見栄え重視」「最先端っぽく」など抽象度の高い表現を多用すると、受注者が安全策で設計しがち。
• 回避策：要件はできるだけ具体的に。たとえば「3 クリック以内で目的ページ到達」「トップページ読み込み 2 秒以内」「ボタン色はアクセントカラーでコントラスト比 4.5 以上」などと定量・制約を付す。

例えば「検索を使いやすくしたい」と書いたが、制作会社は検索ボックスの文字列補完だけを改良する案を出してきた。発注側は「検索フィルタ＋絞り込み UI が欲しかった」など認識ズレが起きた。これは要件を抽象に記述したための典型ミスです。

落とし穴②：全機能を “必須” として列挙し過ぎる

• 問題点：すべての要求を必須要件扱いすると、提案企業は要望すべてを満たす案を無理に設計し、見積りが膨らむか、妥協案ばかり出る。
• 回避策：必須／希望を明確に区別し、必須機能は最小セットに絞る。希望機能には「提案可」にして、選択式で対応可能な余地を持たせる。

例えば「ユーザー認証」「SNS 連携」「AI 要約機能」「スマホ最適化」「マルチデバイス対応」など全て “必須” にしてしまい、提案が高額化しすぎて計画中断になったというケース。最初に優先順位をつけて “AI 要約機能はオプション提案可” としておけば、提案幅を確保できました。

落とし穴③：評価基準が不明確 or 点数配分なし

• 問題点：提案比較時、「どちらが良いか」は直感依存となり、価格重視になりやすい。
• 回避策：明確な評価項目と配点表を示し、各提案を点数化できるように設計しておく。

例えば複数社から提案を受けたが、どれが最適かわからず最終的に価格だけで判断した。評価基準を最初に点数化していれば、「技術力」「UX 提案力」「追加運用支援力」などの観点で定量比較可能だったはず。

落とし穴④：スケジュールにバッファを持たせない

• 問題点：見積もりスケジュールをギリギリで設定してしまい、途中要件変更や延長に耐えられず納期オーバーする。
• 回避策：各工程に余裕（概ね 10〜20％程度）を確保し、リードタイム・テスト期間・バッファ期間を含めたスケジュールを設計する。

例えば、設計 → 実装 → テストという直線的スケジュールを立てたが、ユーザー承認遅延・追加修正が発生し、公開が大幅に遅延した。余裕を前倒しに設けておけば調整可能だったケースです.

落とし穴⑤：仕様変更フローが未定義

• 問題点：途中で要件追加や仕様変更が出た際、承認方法・コスト負担範囲が定まっていないと、混乱や工数拡張の原因になる。
• 回避策：RFP に 仕様変更フロー（変更申請 → 評価 → 承認 → 追加見積） を明示し、どのような変更が範囲外（追加費用対象）なのか線引きする。

 RFP 設計段階で典型的な落とし穴を理解し、それぞれを予防設計できれば、後続工程での混乱やコスト拡大を抑えられます。これら対策を自社 RFP に盛り込むことで、提案ミスマッチを未然に防ぐ構成が可能です。次章では、効率性を高めるために AI 支援やツール活用、テンプレート設計について紹介します。

AI・ツール活用とテンプレート：効率的な RFP 作成手法

 RFP 作成は通常時間と労力を要しますが、AI プロンプト活用・ツール支援・テンプレート活用 を組み合わせれば、品質を落とさず迅速に設計できます。

 特に Web 担当者は複数業務を兼務していることが多いため、RFP 作成の時間を効率化できればプロジェクト全体に余裕が生まれます。ただし、効率化の過程で曖昧にならないよう、AI やツール利用には工夫が必要です。

以下に具体的手法と注意点を示します。

ChatGPTを使ったプロンプト設計

• プロンプト例
    「以下は○○業界企業の Web サイトリニューアルプロジェクトです。現在の課題は…（簡略版要点）です。この会社が制作会社向けに提示する RFP の下書きを出力してください。目次構成と、各項目ごとの記述例を含めてください。」
• プロンプト改良ポイント
    – 「出力は日本語で」「見出し付き」「各章 300～500 字程度」「テンプレート形式」「必須／希望分類を含めて」など具体的指示を付加
• 使い分け戦略
    – 第1稿を AI に作成 → 人間が「具体性」「矛盾」「抜け漏れ」をレビュー・補正
   – AI に要望案出し → 複数案から自社に合うものを選択 → カスタマイズ

注意点：AI にすべてを任せすぎると抽象的な表現が混ざるため、最終確認時に曖昧表現や業界固有要件が反映されているかを必ずチェックすること。

RFP作成支援ツール・テンプレート

• Excel／スプレッドシート形式評価シート
    RFP に対する提案を受け取った際、制作会社の提案を点数化できるように評価項目・配点・コメント欄を設けたシートをあらかじめ準備
• チェックリスト形式テンプレート
    RFP 各構成要素（背景／目標／要件／スケジュール等）を一つずつチェックできるリストを設け、RFP 完成度をレビュー時に使えるように
• RFP サンプル雛形集
    複数業界（教育・E コマース・B2B サービスなど）用のひな型を用意し、自社業界仕様に置き換えやすくする
• 文書管理ツールとの連携
    Git・ドキュメント共有ツール（Google Docs, Notion など）でバージョン管理を行えば、社内レビュー・バージョン差分管理が容易

内部用テンプレートとして Google スプレッドシート評価シートを事前準備しておき、提案受領後即スコアリングできる体制を整えておくと、提案比較に要する工数を大幅に削減できます。

 AI を利用して RFP 第1稿を高速生成し、ツールとテンプレートで構造化支援することで、時間短縮と品質担保を両立できます。ただし最終チェックとカスタマイズは必須です。次章では、将来技術変化を見据えた RFP 設計の視点を示します。

将来技術対応型 RFP：トレンドを見据えた付加価値設計

 一般的な RFP に加えて、将来技術トレンド（ヘッドレス CMS、API 設計、マイクロフロントエンド、AI・自動化対応など）を見据えた設計要素を最初から取り入れておくと、長寿命で柔軟性のあるウェブサイト構造を構築できます。

 Web 技術は急速に進化しており、数年経てば標準設計やユーザー体験期待水準が変化します。リニューアル時に将来対応性を織り込んでおけば、次回リニューアル時の負荷を抑えられ、追加改修コストも抑制できます。

以下に主なトレンドと、それを RFP に反映する観点を示します。

ヘッドレス CMS ／ JAMstack 対応設計

• 要件記述案：API レベルでコンテンツ取得可能な設計、フロント／バックエンド分離、静的生成と動的レンダリングの併用可、キャッシュ設計要件
• 目的：フロント側を軽量に、柔軟に、外部サービスも統合しやすくする。将来的な UI アップデートやマルチチャネル展開の対応性を高める。

将来モバイルアプリ展開も視野に入れている場合、RFP に “REST API または GraphQL 接続可能な CMS 設計” を必須項目に入れておくと、将来アプリ展開時に API 再構築不要で済む可能性があります。

マイクロフロントエンド／モジュール設計

• 要件記述案：コンポーネント分割設計、マイクロフロントエンド対応、モジュール単位での差し替え可能性
• 目的：将来 UI や機能を部分的に差し替える際、全体をいじらずに修正できる柔軟性を確保。

AI・自動化対応設計（将来拡張性）

• 要件記述案：サイト内検索に AI 補完、コンテンツ自動推薦、チャットボット連携を将来的に導入可能な拡張設計
• 目的：将来の機能拡張を視野に入れておけば、改修コストを抑えて追加機能導入できる。

モジュラー運用設計と拡張性

• 要件記述案：モジュール設計、プラグイン拡張性、モバイルコンポーネント設計、将来の機能追加余地を残した設計
• 目的：将来機能追加・差し替えを前提に設計しておけば、将来的な保守・刷新コストを削減できる。

 将来技術対応型 RFP を設計に取り込むことで、次回リニューアルや機能追加時の柔軟性を高め、長期的なコスト効率と資産性を強化できます。つまり、RFP は「今回はこれを作る」だけでなく「将来にも使える骨格設計」であるべきです。

まとめ

本記事では、サイトリニューアル用 RFP の作り方 を、現状分析、関係者整理、構成設計、リスク対策、ツール活用、将来技術対応という流れで一貫して解説しました。仮定の教育業界会社の事例を通じて、実務で使える設計手法を示しました。最初から完璧を目指す必要はありませんが、早めに RFP を立て、見直し可能な設計を施しておくことが、成功への分岐点 になります。

今すぐできることとしては、現行データを集め、部門ヒアリングを始め、RFP 下書き構成案を AI に生成して比較分析してみることです。RFP の精度を高めるほど、制作会社からの提案品質が上がり、見通しがしやすくなります。まずは本記事の構成に沿って、自社 RFP の骨格を作成してみてください。